Por que Terceirizar os Serviços de Recepcionista e Telefonista?

O que você vai encontrar neste artigo:

Hoje, a Via Facilities vai explicar a você qual a importância estratégica que a terceirização do serviço de recepcionista e de telefonista pode apresentar para a sua empresa.

Reunimos vários pontos com os benefícios desse tipo de terceirização, como a possibilidade de poder contar com um profissional que atende às demandas do trabalho com excelência.

Também falamos sobre como com essa terceirização você nunca ficará na mão em razão da ausência do profissional (independentemente do motivo). Além disso, tratamos da redução na burocracia, que é típica de todos os tipos de terceirização.

E, por fim, como essa solução ajuda a tornar sua empresa mais competitiva no mercado. Destrinchamos cada um desses itens a seguir! Confira e descubra o porquê terceirizar o serviço de recepção e telefonista.

O que é a terceirização de serviços?

A terceirização de serviços consiste em delegar uma atividade a uma empresa, que assume a responsabilidade e fornece profissionais capacitados para realizar a tarefa.

Um exemplo clássico disso é a terceirização de serviços de recepção. Suponha que um escritório de arquitetura precise de profissionais para recepcionar clientes e visitantes, indicando onde devem ir e o que fazer, além de esclarecer dúvidas.

Ao terceirizar essa atividade, a empresa prestadora de serviços encaminha profissionais qualificados para realizá-la, garantindo um trabalho de excelência. Além disso, o cliente não precisa contratar esses funcionários por conta própria.

É possível terceirizar atividades-meio, ou seja, rotinas que não estão diretamente relacionadas com a finalidade da empresa. Ótimos exemplos são os serviços de recepção e de limpeza.

Além disso, também existe a possibilidade de terceirizar a atividade-fim, que é o objetivo do negócio, tendo acesso a profissionais altamente capacitados para realizar as rotinas.

Terceirização de recepcionista e telefonista: o que envolve?

O contrato de terceirização de telefonista e recepção de empresa pode ter um escopo abrangente, que deve ser negociado com a prestadora de serviços. No entanto, existem algumas rotinas básicas comuns, como:

  • Atendimento telefônico e pessoal, sempre com cordialidade, encaminhando o contato para a pessoa certa;
  • Controle de entrada e saída do público interno e externo, de modo a contribuir para a segurança e organização;
  • Recepção e interação com o público, com esclarecimento de dúvidas quando necessário, atuando de forma atenciosa;
  • Realização de demais atividades conforme as necessidades e critérios da empresa.

Benefícios de terceirizar recepcionista e telefonista

A terceirização de recepcionista e telefonista traz benefícios para a empresa, impactando positivamente na organização, imagem e resultados. Ao investir nessa solução é possível obter:

1. Profissional que atende às demandas do serviço com excelência

Você já parou para reparar que a pessoa que está na recepção ou que atende o telefone é, geralmente, uma das primeiras que temos contato quando visitamos uma empresa?

E, como dizem, a primeira impressão é a que fica. Por isso, é de extrema importância que esses profissionais sejam qualificados para executar esse trabalho não apenas com eficiência, mas também com cordialidade.

Mas como encontrar alguém que reúna todas essas qualidades? A maneira mais simples é optar por contratar uma empresa de terceirização. Assim, você terá a certeza de contar com profissionais devidamente treinados para executar suas funções.

Por exemplo, a Via Facilities, empresa de serviços terceirizados, conta com um time de funcionários treinados, que seguem as melhores práticas do mercado, de modo a entregar um serviço com máxima qualidade e excelência.

2. Nunca fique na mão

Este é outro diferencial que você terá ao terceirizar! Há prestadoras de serviços que disponibilizam uma reserva de emergência, encaminhando profissionais em caso de faltas ou férias dos que já atuavam na empresa.

A reserva técnica possibilita uma rápida substituição do profissional, o que evita desfalques e garante ao cliente que sempre terá alguém capacitado para atuar na recepção e telefonia. A Via Facilities conta com esse diferencial!

3. Redução da burocracia e de custos

Terceirizar é prático e simples! Ao implementar essa solução, a empresa tem acesso a profissionais capacitados sem realizar um processo seletivo próprio, algo que é custoso e demanda tempo. 

Além disso, a empresa contratante não precisa fazer os processos de treinamento, admissional e de administração de pessoas, pois não tem vínculo empregatício e trabalhista com o profissional. 

Outro diferencial é que não há necessidade de investir em equipamentos e infraestrutura para acomodar o funcionário. Assim, também é possível reduzir custos operacionais. Temos um texto no nosso site que fala justamente disso.

4. Maior competitividade para a empresa

Como mencionamos, ao contratar um profissional terceirizado que é devidamente treinado para atuar na área com profissionalismo e dedicação será possível até mesmo aumentar a eficiência das rotinas produtivas.

Além do mais, a economia que a terceirização pode proporcionar para qualquer empresa faz com que maiores reservas de caixa possam ser utilizadas em setores estratégicos, com o objetivo de inovar e aumentar a competitividade da sua empresa!

5. Foco nas atividades que geram lucro

Ao contratar a terceirização, a equipe própria da empresa pode manter o foco nas atividades que geram lucro, dedicando-se exclusivamente a elas, sem ter de lidar com tarefas paralelas. 

Por isso, é a melhor solução para a empresa que está em busca de aumentar sua produtividade, eliminar a sobrecarga da equipe própria e focar seus esforços em atividades estratégicas que geram maior lucratividade.

6. Fácil acesso a profissionais capacitados

A terceirização garante à empresa contratante o fácil acesso a profissionais treinados e experientes, que realizam o serviço de forma adequada. Portanto, não há necessidade de treiná-los e a empresa ainda assegura que tudo será executado com qualidade, minimizando o índice de erros.

7. Flexibilidade de atendimento de demanda

A solução tem como uma de suas principais características a flexibilidade. Na prática, isso significa que se quiser ajustar o número de funcionários conforme a demanda da empresa, conseguirá fazer isso com facilidade. 

No entanto, é sempre importante verificar com a prestadora de serviços se ela tem capacidade para atender sua demanda de forma rápida, caso precise aumentar o número de funcionários.

8. Redução dos encargos trabalhistas

Lembre-se de que a empresa que terceiriza não tem vínculo empregatício com os profissionais terceirizados. Isso quer dizer que não é responsável por encargos trabalhistas, como salários, férias, 13º salário, contribuições ao INSS e FGTS, entre outros. Logo, a empresa consegue reduzir custos com encargos trabalhistas.

Leia também:

>>> 6 vantagens que a terceirização proporciona a uma empresa

Como terceirizar a recepção e telefonia?

Tem interesse em terceirizar recepção e telefonia, mas não sabe por onde começar? Para te ajudar nesse processo, separamos algumas dicas infalíveis:

Busque por uma empresa de terceirização

Seu primeiro passo deve ser buscar uma empresa de terceirização. Isso deve ser feito com muito cuidado, para evitar a contratação de uma prestadora de serviços que não atende às necessidades de seu negócio.

Para garantir uma prestadora de serviços de qualidade, pesquise a empresa de seu interesse e busque por referências, tanto em site institucional como em redes sociais. 

Prefira empresas experientes ou com expertise

Sempre que possível, prefira empresas experientes ou com expertise em serviços terceirizados. Isso aumenta as chances de ter um serviço de qualidade, que realmente oferece o que sua empresa precisa no momento.

Verifique se há flexibilidade para atender demandas

Também é importante verificar se a empresa de terceirização tem flexibilidade para atender demandas diferentes. Suponha que queira aumentar ou reduzir a quantidade de funcionários. Pergunte sobre essas possibilidades, para saber se a prestadora de serviços tem capacidade para suprir isso.

Saiba tudo o que a contratação engloba

Antes de fechar a contratação, é muito importante conferir tudo o que ela engloba, para evitar surpresas desagradáveis como a não cobertura de algo que a empresa precisa muito.

Confira quais são os diferenciais que a empresa oferece

Também é importante verificar quais são os diferenciais que a empresa oferece. Ela tem mão de obra qualificada? Faz processos seletivos personalizados? Disponibiliza uniformes e outros materiais necessários para a execução da atividade? Quanto mais diferenciais a empresa oferecer, melhor.

Terceirização de recepção e telefonia com a Via Facilities

A Via Facilities disponibiliza a terceirização de serviços, atendendo negócios de diferentes portes. Trata-se de uma empresa com vasta experiência em terceirização, tendo capacidade para suprir demandas do cliente com excelência.

Não é só isso: a Via tem as melhores condições de negociação, além de atuar em parceria com os clientes, sempre com total transparência. Outro diferencial é o recrutamento personalizado à demanda do cliente e sua reserva técnica, para evitar desfalques.

A equipe de recepcionistas é uniformizada e identificada, bem como passa por uma supervisão periódica no posto de serviço, visando a qualidade do trabalho realizado e a satisfação do cliente.

Possui interesse na terceirização de recepção e telefonia? Visite o site da Via Facilities, descubra todas as soluções que oferecemos em terceirização para empresas e solicite uma cotação sem compromisso!

Leia também:

>>> Todos os serviços da empresa pode ser terceirizados?

>>> Por que terceirizar o serviço de apoio administrativo?

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