Por que terceirizar o serviço de apoio administrativo?
O que você vai encontrar neste artigo:
- Quais serviços de apoio administrativo terceirizar?
- Dicas para terceirizar serviços de apoio administrativo
- Terceirização de serviços de apoio administrativo com a Via Facilities
A terceirização de serviços de apoio administrativo é a solução ideal para empresas que querem otimizar seu tempo e custos sem comprometer a organização interna, garantindo o bom andamento das atividades.
Tem interesse em terceirizar serviços administrativos, mas não sabe se vale a pena? Aqui, você descobre o porquê compensa fazer esse investimento e conhece mais sobre a terceirização de serviços administrativos de apoio. Continue a leitura!
O que é um serviço de apoio administrativo?
Por serviço de apoio administrativo entende-se uma atividade de suporte ao setor ou empresa, como o atendimento telefônico, a redação de documentos, elaboração de relatórios e organização de arquivos.
De maneira simplificada, pode-se pensar nos serviços de apoio administrativo como tarefas básicas, geralmente operacionais, executadas no dia a dia de quase toda empresa.
Portanto, normalmente se trata de uma atividade-meio, ou seja, que não é a finalidade principal da empresa. Ótimos exemplos são as atividades de recepção e telefonista, que vão voltadas ao atendimento.
Por que terceirizar o serviço de apoio administrativo? Conheça os benefícios
E por que terceirizar o serviço de apoio administrativo? Simples: essa é uma opção extremamente vantajosa para a empresa, trazendo-lhe benefícios especiais. A seguir, você conhece os principais:
Redução de custos operacionais
O serviço terceirizado possibilita que a empresa reduza custos operacionais. A solução faz com que o negócio não tenha custos com processos seletivos, contratação de profissionais, treinamento e obrigações trabalhistas.
Em muitos casos, a empresa terceirizada fornece equipamentos necessários para realização das atividades e uniformes para os profissionais, evitando que o cliente tenha esses custos. Portanto, é possível economizar ainda mais.
Esse saving gerado com a terceirização permite que a empresa acumule verba extra que pode ser utilizada para investir em melhorias internas, seja na infraestrutura ou processos, incentivando e viabilizando o crescimento do negócio.
Diminuição dos processos burocráticos de RH
Paralelamente à questão do custo, o negócio também se beneficia com a redução de processos burocráticos de contratação, porque não tem de lidar com documentos e todos os trâmites necessários.
Mas não é só isso: a terceirização elimina o vínculo trabalhista com o profissional. Na prática, a empresa não precisará realizar pagamentos mensais de encargos e outras rotinas de administração de pessoal.
Fácil acesso a profissionais qualificados
Ao terceirizar, a empresa garante fácil acesso a profissionais qualificados para realizar os serviços de apoio, porque a empresa responsável pela terceirização treina e capacita seus colaboradores, deixando-os preparados para executar o trabalho com qualidade.
Redução de erros e retrabalhos
Como o serviço administrativo passa a ser executado por profissionais qualificados, há uma redução de erros e de retrabalhos, ajudando a reduzir o custo da operação, além de dar maior fluidez a ela.
Outro reflexo positivo disso é que é possível ter um impacto positivo na produtividade, conseguindo realizar mais atividades administrativas em menor tempo.
Foco no core business
Com a terceirização, a empresa mantém o foco em seu core business, aumenta a eficiência de serviços e otimiza seu tempo e de outros profissionais, deixando-os livres para realizar atividades de gestão ou específicas que trarão impactos mais profundos nos resultados.
Previsibilidade no orçamento
Quando se terceiriza o serviço de apoio administrativo, é possível ter maior previsibilidade no orçamento, com custos mensais estáveis. Isso se deve ao fato de não precisar pagar encargos trabalhistas, uma vez que a empresa de terceirização assume essa responsabilidade.
Melhor gerenciamento de risco
A rotatividade de profissionais na equipe administrativa da empresa é prejudicial, porque se perde o valor investido em contratação e treinamento. Se a rotatividade for alta, o prejuízo é maior.
A terceirização evita esse problema, criando uma maior consistência e tendo um melhor gerenciamento de risco. Se algum funcionário sair de sua equipe, a empresa de terceirização encaminha um reserva e seu negócio não tem trabalho e custos para preencher a vaga. Além disso, sua operação continua sem interrupção.
Suporte na expansão e crescimento do negócio
Outro benefício da terceirização de serviços do setor administrativo é o suporte na expansão do negócio. A empresa passa a ter acesso a profissionais capacitados, que realizarão um trabalho de qualidade, otimizando a operação e dando o apoio necessário no projeto de crescimento.
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Quais serviços de apoio administrativo terceirizar?
Quer fazer esse investimento, mas não sabe ao certo quais serviços de apoio administrativo terceirizar? O ideal é que procure identificar as necessidades de seu negócio, buscando entender em quais atividades há gargalos que precisam ser corrigidos.
De maneira geral, os serviços de apoio administrativo que dão suporte no dia a dia da empresa são o de recepcionista e o de telefonista. Ao terceirizar essas funções, evita-se que sua equipe própria realize atividades de atendimento, podendo focar no core business e rotinas estratégicas.
E o que envolve a terceirização de recepcionista e de telefonista? O foco é no atendimento presencial e/ou telefônico, que devem ser realizados com qualidade e eficiência para causar uma boa impressão em clientes, visitas e parceiros.
O profissional terceirizado de recepção e telefonia atua no atendimento telefônico interno e externo, com direcionamento de chamadas para os setores corretos.
Especificamente no que se refere à recepção, o funcionário faz o controle de entrada e saída por meio de relatórios, bem como recepcionar e interagir com o público interno e externo, sempre de forma solícita.
O profissional também pode oferecer informações pertinentes e executar demais atividades de atendimento, de acordo com as necessidades e escopo do contrato de terceirização.
Dicas para terceirizar serviços de apoio administrativo
Pensando em terceirizar os serviços de apoio administrativo de seu negócio? Então, confira as dicas especiais que separamos para lhe ajudar a fazer as escolhas certas:
Contrate uma empresa de terceirização especializada
Não abra mão de contratar uma empresa especializada em terceirização/ outsourcing, com vasto conhecimento do mercado! Este é um detalhe fundamental, porque indica a qualidade do serviço, reduzindo a chance de arrependimentos com a parceria.
Dê preferência para empresas de terceirização que ofereçam diferenciais
É importante que a empresa de terceirização ofereça diferenciais que atendam as especificidades de seu negócio. Ela possui expertise na área? Tem equipe com profissionais capacitados?
Além disso, verifique se a empresa conta com reserva técnica, para rápida substituição do funcionário no caso de faltas. Dessa forma, conseguirá evitar desfalques ou que sua operação seja prejudicada.
Também confirma se a prestadora de serviços oferece uniformes para a equipe, o que lhe ajudará a economizar ainda mais em curto e longo prazos, compensando a contratação.
Escolha a prestadora de serviços com o melhor custo-benefício
Optar pela empresa de terceirização com o menor preço pode ser tentador, mas é importante resistir e fazer uma análise melhor! Nem sempre um preço baixo representa um serviço de qualidade. Neste caso, o barato pode ser caro!
O ideal é que escolha a prestadora de serviço que ofereça o melhor custo-benefício com base nas necessidades de sua empresa. Dessa forma, garante-se a melhor parceira de terceirização.
Contrate a empresa que possibilita personalizar o serviço
Se a prestadora permitir personalizar o serviço, melhor. Isto possibilita ter uma solução voltada especificamente às necessidades do contratante, atendendo-lhe plenamente.
O ideal é que a prestadora de serviços desenvolva um plano de trabalho personalizado de acordo com a realidade da empresa cliente, executado por funcionários adequados ao perfil que o contratante busca. Dessa forma, a chance de ter sucesso nessa parceria é maior, suprindo eficazmente a demanda apresentada.
Terceirização de serviços de apoio administrativo com a Via Facilities
Está em busca da empresa perfeita para terceirização de serviços de apoio administrativo? A Via Facilities tem a solução que seu empreendimento precisa!
A Via Facilities é uma empresa brasileira experiente e qualificada, especializada em gestão de serviços profissionais terceirizados de excelência. Atuamos de forma comprometida com o cliente, sempre realizando um atendimento focado nas melhores práticas.
Temos as melhores condições de negociação, contratos transparentes, reserva técnica para evitar desfalques e rápida substituição do funcionário sempre que preciso.
Aproveite para entrar em contato com a Via Facilities para conhecer mais sobre a solução de terceirização de serviços de apoio administrativo!
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