4 boas práticas para o serviço de portaria e controle de acesso

4 boas práticas para o serviço de portaria e controle de acesso

O que você vai encontrar neste artigo:

• • • O que faz um porteiro?
    • Porteiro e controlador de acesso são a mesma coisa?
    • 4 práticas de excelência em portaria
    • • 1. Não liberar a entrada no condomínio a todas as pessoas
      • 2. Fazer um registro de acesso dos visitantes
      • 3. Não deixar a portaria vazia
      • 4. Tenha um livro de ocorrências
  • • Como implementar boas práticas em serviços de portaria
    • Vantagens da terceirização de portaria
      • Redução de custos operacionais
      • Diminuição da burocracia no RH
      • Fácil acesso a profissionais capacitados

• • Empresa de terceirização de portaria em Curitiba

Embora pareça uma tarefa simples, o serviço de portaria e controle de acesso exige cuidados especiais e que se siga boas práticas. Assim, será possível garantir o bom andamento das atividades e maximizar a segurança interna.

E quais são essas boas práticas que todo porteiro de prédio deve seguir? Aqui, indicamos as mais importantes. Conheça quais são e adote todas para ter um serviço de excelência!

O que faz um porteiro?

Antes de conhecer quais são as boas práticas, é fundamental saber o que faz um porteiro. O profissional é responsável pela portaria e pelo controle de acesso ao prédio ou condomínio, seja de moradores, funcionários ou visitantes.

O porteiro atende pessoas, realiza cadastros e registros de acesso de visitantes. Também reconhece visualmente condôminos, inquilinos e funcionários, para facilitar o acesso e torná-lo seguro.

Entre outras obrigações, está conhecer as normas de segurança do condomínio, para cumpri-las e minimizar riscos. Além disso, deve saber usar tecnologias de liberação de acesso.

O profissional também pode atuar em rotinas de suporte, como contribuir para o uso adequado de áreas comuns, zelando pelos espaços. Pode, ainda, receber e distribuir correspondências e encomendas que chegam ao condomínio.

Porteiro e controlador de acesso são a mesma coisa?

Há quem confunda o serviço de porteiro com o de controlador de acesso, afinal, ambos os profissionais realizam funções semelhantes. No entanto, os serviços são diferentes!

O controlador de acesso tem como principal responsabilidade a liberação de passagem das pessoas. Também pode atuar na confirmação e orientação de visitantes.

Já a atuação do porteiro é mais abrangente, envolvendo rotinas de atendimento, cadastro, recebimento de encomendas e correspondências, entre outras atividades.

O porteiro pode fazer o serviço de um controlador de acesso, mas a indicação é que separe essas funções, sobretudo em condomínios com fluxo de pessoas grande. Assim, garante-se o bom andamento das atividades e não há sobrecarga do profissional.

4 práticas de excelência em portaria

Agora que você já sabe um pouco mais sobre os serviços de portaria, chegou o momento de descobrir quais são as boas práticas que os porteiros e profissionais de controle de acesso devem seguir. Abaixo, listamos as 4 principais:

1. Não liberar a entrada no condomínio a todas as pessoas

Pode parecer uma dica batida, mas não é. A entrada não deve ser liberada a todos, ainda que a pessoa seja bastante convincente e simpática. Também é importante confirmar histórias antes de liberar o acesso.

Portanto, se a pessoa disse que veio visitar algum morador do condomínio, entre em contato com ele para confirmar se está realmente esperando alguém. Em caso negativo, não se deve liberar a entrada.

Esse mesmo cuidado deve ser dispensado para os entregadores, que só devem entrar se estiverem acompanhados por um funcionário do prédio ou pelo próprio morador ou trabalhador.

2. Fazer um registro de acesso dos visitantes

Toda portaria deve ter um controle de entrada para registrar visitantes e saber exatamente quem teve acesso ao local. Se houver ocorrências, será possível identificar facilmente essas pessoas.

O registro deve conter o nome completo da pessoa, bem como algum número de documento pessoal, seja o RG ou CPF. Se possível, tenha câmeras para capturar a imagem do visitante, facilitando ainda mais a identificação.

Recomenda-se que o registro seja digital, preferencialmente utilizando sistemas próprios para portaria. Dessa forma, conseguirá identificar dados rapidamente sempre que precisar, acelerando a liberação de acesso.

O porteiro deve receber treinamento para uso do sistema. No entanto, é comum que o profissional, sobretudo o porteiro com experiência, já tenha conhecimento de como usar as principais tecnologias disponíveis no mercado.

3. Não deixar a portaria vazia

Porteiros devem ser treinados e orientados a não deixar seus postos de trabalho vazios. O recomendado é que sempre haja pelo menos um porteiro no local, para lidar com demandas e evitar acessos não autorizados.

Dependendo do fluxo de pessoas, considere ter mais de um porteiro. Dessa forma, é possível atender a demanda e ainda evitar a sobrecarga em somente um profissional, que terá maior facilidade em realizar pequenas pausas programadas no trabalho.

4. Tenha um livro de ocorrências

O livro de ocorrências possibilita o registro de eventuais desvios de padrões, anotando-os para que superiores e demais porteiros tenham conhecimento dos fatos e consigam agir para corrigir ou evitar problemas.

Além de facilitar a comunicação com o restante da equipe, o livro também é importante porque serve de documentação da ocorrência. Portanto, pode ser utilizado como prova em casos mais graves que envolvem polícia ou ações judiciais.

Como implementar boas práticas em serviços de portaria

Quer implementar boas práticas no serviço de porteiro e de controle de acesso portaria, mas não sabe como? Uma boa dica é investir na terceirização de portaria!

O motivo é simples: a empresa de terceirização disponibiliza porteiros experientes, treinados e atualizados periodicamente com as melhores práticas do mercado.

Assim, você consegue ter um serviço de excelência, que realmente faz a diferença no dia a dia do condomínio. Tudo isso com a praticidade e vantagens que a terceirização portaria proporciona!

Vantagens da terceirização de portaria

A contratação de uma empresa de porteiro terceirizada oferece vantagens únicas. Além da qualidade do serviço, com cumprimento de boas práticas, é possível contar com:

Redução de custos operacionais

Você sabia que a terceirização de portaria reduz custos operacionais? Isso acontece porque não há necessidade de realizar processos seletivos e treinamentos, muito menos de cuidar da administração de pessoal.

Assim, é possível economizar, além de ter maior previsibilidade de caixa, sabendo exatamente quanto gastará por mês para ter um serviço de portaria de qualidade.

Diminuição da burocracia no RH

A terceirização de portaria também permite que a empresa reduza a burocracia na contratação de profissionais para executar o serviço, otimizando o tempo da equipe de Recursos Humanos (RH), que passa a ter maior praticidade.

O contratante não tem vínculo empregatício com os funcionários e não precisa lidar com rotinas de admissão, exames, administração de pessoal, pagamento de salários e encargos. A terceirizada assume a responsabilidade por essas funções, simplificando a rotina do cliente.

Fácil acesso a profissionais capacitados

Nem sempre é simples encontrar profissionais capacitados para executar o serviço de portaria. No entanto, com a terceirização dá para evitar esse problema de maneira simples!

A terceirizada tem profissionais qualificados em sua equipe, disponibilizando-os rapidamente ao cliente. Também pode realizar processos seletivos personalizados para encontrar profissionais com perfis especiais, suprindo suas necessidades.

Vale lembrar que essas são somente algumas das vantagens da terceirização! A solução também pode apresentar outras como a otimização de tempo da equipe própria e contribuição para o bom andamento das atividades. Por isso, compensa bastante a contratação!

Empresa de terceirização de portaria em Curitiba

Está procurando pela empresa de portaria em Curitiba perfeita para terceirização? A Via Facilities tem a melhor solução para seu condomínio!

A empresa, que é referência no mercado, conta com profissionais treinados em boas práticas e rotinas de portaria, realizando um trabalho de excelência ao cliente.

Com a terceirização de serviços de portaria da Via, dá para evitar dor de cabeça na hora de contratar e treinar profissionais da área, garantindo muito mais praticidade.

Além disso, a Via Facilities conta com diferenciais importantes, como a oferta das melhores condições de negociação, com contratos de prestação de serviços transparentes.

A Via faz processos de recrutamento e seleção focados em oferecer os melhores profissionais ao cliente, atendendo suas expectativas. Além disso, conta com reserva técnica para evitar desfalques no caso de faltas, férias e afastamentos.

Outro diferencial importante é que a Via Facilities fornece equipamentos e uniformes aos funcionários. Portanto, é possível economizar ainda mais com o serviço, além de poupar tempo por não precisar buscar fornecedores.

Quer terceirizar garantindo esses diferenciais? Então, entre em contato com a Via Facilities para saber detalhes sobre a terceirização de portaria e saiba como podemos ajudar sua empresa!

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