Os documentos da empresa terceirizada que devem ser exigidos todo mês são os que provam que a equipe foi paga e os encargos recolhidos: folha de pagamento, holerites, comprovantes de FGTS e INSS, benefícios, registros de ponto e certidões de regularidade. Conferi-los evita que uma dívida trabalhista da prestadora vire problema do contratante.
O cenário é conhecido por quem trabalha em compras ou em gestão de contratos. A nota fiscal chega, o pagamento é liberado, e ninguém pede mais nada até o dia em que um ex-colaborador da prestadora entra com uma ação e inclui a empresa contratante no processo. Só então alguém procura os comprovantes de FGTS dos últimos meses e descobre que nunca foram solicitados.
Neste artigo:
- Por que a contratante precisa conferir os documentos da terceirizada?
- Documentos empresa terceirizada: quais pedir todo mês?
- Além dos documentos mensais, o que pedir em outros momentos?
- Como organizar essa conferência sem sobrecarregar a equipe?
- O que fazer quando a terceirizada atrasa ou não entrega?
- Em resumo
- Como a Via Facilities resolve isso
- Perguntas frequentes
Por que a contratante precisa conferir os documentos da terceirizada?
Porque a lei divide a responsabilidade. Pela Lei 6.019/1974, alterada pela Lei 13.429/2017, a empresa contratante responde de forma subsidiária pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que o serviço foi prestado (art. 5º-A, §5º). Na prática, se a prestadora não pagar, o trabalhador pode cobrar da contratante.
A Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho segue a mesma linha. No caso da administração pública, a responsabilização depende de comprovar falha na fiscalização do contrato, o que torna a conferência de documentos ainda mais importante. Mesmo no setor privado, ter registros de que a fiscalização foi feita mostra diligência e ajuda a identificar problemas cedo.
O tema é tratado em detalhes no artigo sobre responsabilidade subsidiária na terceirização e na explicação da Lei da Terceirização para quem contrata serviços.
Documentos empresa terceirizada: quais pedir todo mês?
A lista abaixo cobre o essencial para contratos de limpeza, portaria, recepção e outros serviços com equipe dedicada. Ela pode ser ajustada à convenção coletiva da categoria e às exigências de cada contrato.
| Documento | O que comprova | Onde conferir |
|---|---|---|
| Folha de pagamento dos colaboradores do contrato | Salários, adicionais e descontos de quem trabalhou no posto | Relação nominal com cargo, salário e período |
| Holerites assinados ou comprovantes de depósito | Que o salário chegou ao colaborador | Data e valor de cada pagamento |
| Guia do FGTS Digital e comprovante de pagamento | Recolhimento do FGTS dos colaboradores do contrato | Relação de trabalhadores e valores por competência |
| DCTFWeb e comprovante de pagamento | Recolhimento das contribuições previdenciárias | Período de apuração e valor pago |
| Comprovantes de vale-transporte e vale-alimentação | Entrega dos benefícios previstos em lei e em convenção | Relação de beneficiários e valores |
| Registros de ponto | Jornada cumprida, horas extras e faltas | Espelho de ponto por colaborador |
| Certidões de regularidade | Situação da empresa perante a Receita Federal, o FGTS e a Justiça do Trabalho | Validade de cada certidão |
Sobre o FGTS e o INSS
Desde março de 2024, o recolhimento do FGTS passou a ser feito pelo FGTS Digital, com a Guia do FGTS Digital (GFD) gerada a partir das informações enviadas ao eSocial. As contribuições previdenciárias são declaradas na DCTFWeb. Para a contratante, o importante é receber a guia e o comprovante de pagamento correspondentes à competência e conferir se os colaboradores do contrato aparecem na relação.
Sobre as certidões
As três certidões mais pedidas são a Certidão de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, emitida pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional; o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa; e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), criada pela Lei 12.440/2011 e emitida gratuitamente pelo site do TST, com validade de 180 dias. Todas podem ser consultadas pela internet, o que permite à contratante conferir por conta própria.
Além dos documentos mensais, o que pedir em outros momentos?
Alguns documentos não mudam todo mês, mas precisam estar no arquivo do contrato.
- No início do contrato: contrato social, comprovante de inscrição no CNPJ, comprovante de capital social compatível com o número de empregados (exigência do art. 4º-B da Lei 6.019/1974), registros de empregados e contratos de trabalho de quem vai atuar no posto.
- Na admissão de novo colaborador: registro do empregado e atestado de saúde ocupacional admissional.
- Ao longo do contrato: comprovantes de entrega de EPI, conforme a NR-6, e registros de treinamentos obrigatórios, como a capacitação para trabalho em altura prevista na NR-35, quando aplicável.
- Nas férias: aviso e recibo de férias dos colaboradores do contrato.
- No desligamento: termo de rescisão, comprovante de pagamento das verbas rescisórias e recolhimento do FGTS rescisório.
Esses documentos complementam o relatório operacional que a prestadora deve entregar. O artigo sobre relatórios de serviços terceirizados mostra como o lado operacional e o lado documental se encaixam.
Como organizar essa conferência sem sobrecarregar a equipe?
A conferência mensal funciona quando vira rotina e não depende de memória. Algumas práticas simplificam:
- Prever no contrato: a obrigação de entregar os documentos, o prazo de entrega e a consequência do atraso devem estar escritos.
- Vincular ao pagamento: muitos contratantes condicionam a liberação da nota fiscal à entrega da documentação do mês anterior.
- Usar uma lista padrão: a mesma relação de documentos todo mês, com campo para marcar o que foi recebido e conferido.
- Conferir por amostragem: em contratos grandes, escolher alguns colaboradores por mês e verificar se aparecem em todos os documentos.
- Guardar por tempo suficiente: ações trabalhistas podem ser propostas até dois anos após o fim do contrato de trabalho, cobrando os cinco anos anteriores. O arquivo precisa acompanhar esse prazo.
O mais importante é cruzar as informações. A pessoa que aparece no ponto deve estar na folha, na guia do FGTS e na relação de benefícios. Uma divergência nesse cruzamento é o primeiro sinal de que algo precisa ser esclarecido.
O que fazer quando a terceirizada atrasa ou não entrega?
O primeiro passo é formalizar a cobrança por escrito, com prazo para regularização. Se o atraso se repetir ou se a documentação mostrar falta de pagamento de salários ou encargos, o contratante deve acionar as cláusulas previstas no contrato e avaliar a continuidade da relação.
Atraso recorrente na entrega de documentos costuma ser sinal de desorganização administrativa ou de dificuldade financeira da prestadora. Em ambos os casos, o risco para a contratante aumenta. Esse é um dos critérios mais objetivos na hora de escolher uma empresa de terceirização de serviços: perguntar, antes de contratar, como a prestadora organiza e entrega a documentação mensal.
Em resumo
Exigir todo mês folha de pagamento, holerites, comprovantes de FGTS e INSS, benefícios, registros de ponto e certidões de regularidade é a forma mais segura de acompanhar se a terceirizada está em dia com a equipe. A Lei 6.019/1974 e a Súmula 331 do TST tornam essa conferência parte da gestão do contrato. Com lista padrão, prazos definidos e cruzamento de informações, a rotina fica simples e o contratante passa a ter um histórico organizado para qualquer questionamento futuro.
Como a Via Facilities resolve isso
A Via Facilities atua desde 2001 e tem o controle de documentos e o atendimento aos requisitos legais como parte do seu método, previsto inclusive na política de qualidade da certificação ISO 9001. A operação inclui seleção e gestão das equipes, supervisão dos serviços, fiscalização de normas e procedimentos e acompanhamento constante de cada contrato.
Com mais de 1.000 colaboradores e mais de 100 pontos de atendimento, a organização da documentação mensal é tratada como rotina, para que o cliente tenha previsibilidade na conferência. Saiba mais sobre a gestão de facilities da Via.
Perguntas frequentes
Quais documentos a empresa terceirizada deve entregar todo mês?
Folha de pagamento dos colaboradores do contrato, holerites ou comprovantes de depósito, guia e comprovante do FGTS, comprovante das contribuições previdenciárias, comprovantes de benefícios, registros de ponto e certidões de regularidade.
A empresa contratante pode ser responsabilizada por dívidas trabalhistas da terceirizada?
Sim, de forma subsidiária, pelas obrigações do período em que o serviço foi prestado. Essa regra está no art. 5º-A, §5º, da Lei 6.019/1974 e na Súmula 331 do TST.
Como conferir se o FGTS dos terceirizados foi pago?
Peça a Guia do FGTS Digital da competência e o comprovante de pagamento, e confira se os colaboradores que atuam no contrato aparecem na relação. O Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, complementa a verificação.
O que é a CNDT?
É a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, criada pela Lei 12.440/2011. É emitida gratuitamente pelo site do TST, tem validade de 180 dias e mostra se a empresa tem dívidas reconhecidas pela Justiça do Trabalho.
Por quanto tempo guardar os documentos da terceirizada?
Pelo menos enquanto houver possibilidade de ação trabalhista: até dois anos após o fim do contrato de cada trabalhador, que pode cobrar os cinco anos anteriores. Na dúvida, vale alinhar o prazo com o jurídico da empresa.
Referências
- Lei 6.019/1974, alterada pela Lei 13.429/2017
- Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho
- Lei 12.440/2011, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- NR-6 e NR-35, Ministério do Trabalho e Emprego
